Työnjako ja tehtävät keikoilla

 Keikan järjestäjä

 Yleistä:

Keikan vastuuhenkilöitä eli keikan järjestäjiä ovat ne, jotka ovat järjestämässä keikkaa ja hoitavat siihen liittyviä asioita. He ovat yhteydessä keikkapaikan omistajiin, keikan tilaajiin ja keikkojen yhteyshenkilöihin.

Ensimmäinen vastuuhenkilö on se, jonka kautta keikkaa on kyselty tai joka vastaa asiakkaan lähettämään sähköpostiin tai Facebook- viestiin. Tämä henkilö valitsee itselleen ankkuriparin tai useamman tarpeen mukaan. Vastuuhenkilöitä on mielellään oltava vähintään kaksi, jotta kaikki vastuu ei kaadu yhden henkilön niskaan. On myös mahdollista delegoida vastuuhenkilön tehtävä jollekulle toiselle, jos itsellä ei aika siihen riitä.

Vastuuhenkilöt eivät ole laadunvalvojia vaan he huolehtivat, että meillä on vastauksia yhteyshenkilöiden kysymyksiin ja oikeita esityksiä (ei arvauksia ja jossitteluita) sovituille keikoille.

Tehtävät:

  • Viestiminen järjestäjien ja esiintyjien välillä
  • Keikkapäivän sopiminen
  • Selvittää, onko keikkapaikalla mahdollisuutta shown läpimenoon ennen varsinaista keikkaa
  • Sound checkin ajankohdan sopiminen
  • Showtimen ajankohdan sopiminen
  • Kyyditykset keikkapaikalle
  • Show:n keston arvioiminen (huomioi esitysten lisäksi pick- upin ja mahdollisten juontojen kesto ja se, tuleeko esitykseen väliaikaa)
  • Esitysjärjestyksen miettiminen
  • Esiintymistilan selvittäminen (lavan koko ja kulkemiset lavalle ym.)
  • Koristelutiimin kokoaminen ja ohjeistaminen
  • Mihin aikaan tullaan valmistautumaan ja mihin tilaan (backstage)
  • Juontaja: juonnammeko esityksen itse vai hoituuko juontaja keikkapaikan puolesta. Tässä otettava huomioon myös äänentoisto, eli mikrofoni juontajalle. Mahdollisuuksien mukaan mikrofonin testaus sound checkissä
  • Palkkion sopiminen
  • Viestiminen markkinointivastaavan kanssa: keikan markkinoinnissa on käytetty tavallisesti julisteita, flyereita ja Facebook-tapahtumaa.
  • Otetaanko listalle kutsuvieraita
  • Tiedottaa keikkapaikkaa mahdollisista alelippulaisista ja toimittaa nimilistat/tiedon jäsenkortista ovimiehelle
  • Selvittää, saavatko esiintyjät juomalippuja tai muita etuja keikkapaikalla
  • Tiedottaa ylläolevista asioista aktiivisesti ja hyvissä ajoin esiintyjille ja muille asianosaisille. Tätä varten perustetaan Kinkkujen karsinaan viestiketju, jossa kyseessäolevasta keikasta viestitään
  • On yhteydessä sihteerin kanssa keikan yksityiskohdista, jotta sihteeri voi kirjoittaa sopimukseen tarvittavat tiedot:
    • Keikan päivämäärä
    • Esityksen sovittu kesto/esitysten määrä
    • Esityksen/työpajan sisältö
    • Keikkapaikan sijainti
    • Laskutusosoite
    • Laskutettava palkkio
    • Muut keikkaan liittyvät erityistoiveet
  • Sopimuksen toimittaminen keikkapaikalle, allekirjoitusten kerääminen
  • Huolehtii asioiden sujuvuudesta esityspaikalla. Muista ystävällisyys myös kipakoissa tilanteissa. Pidä kiinni sovitusta, olet yhdistyksemme kasvot ja toiminnallasi varmistat osaltasi keikkailumme jatkumisen ja hyvän maineemme kiirimisen
  • Älä oleta asioita, vaan kysy ja varmista! Näin vältymme ikäviltä yllätyksiltä ja väärinkäsityksiltä

Pick- up

  • Kerää esiintyjiltä hyvissä ajoin:
    • Esityskappaleet mp3- muodossa (selvittää tuodaanko musiikit tikulla vai levyllä, kappaleet oikeaan järjestykseen)
    • tiedot siitä, mitä rekvisiittaa he tarvitsevat lavalle ennen esitystä ja minne se sijoitetaan (esim. tuoli). Huomioi myös rekvisiitan pois viemisen esityksen jälkeen
    • tiedon siitä, milloin kunkin esiintymiskappale alkaa soida
    • tiedon siitä, mitä esiintyjät riisuvat lavalla, jotta hän muistaa varmasti poimia kaikki vaatteet eikä mene mitään hukkaan
  • kirjoittaa esiintymisjärjestyksen ja muut ohjeet lapulle, eli tekee ns. teknisen käsikirjoituksen (esim. missä vaiheessa äänimies laittaa kappaleen soimaan, tuleeko feidauksia, jne)
  • käy teknisen käsikirjoituksen keikkapaikalla läpi äänimiehen kanssa  (esim. sound checkin yhteydessä) + valot, jos mahdollista
  • hankkii korin, laukun tai muun apuvälineen ja tuo sen mukanaan keikalle vaatteiden keräämistä sekä säilytystä varten
  • hoitaa tehtävänsä valitussa asussa ja roolissa
  • Toimii tarvittaessa juontajan tai esiintyjien avustajana
  • Pyytää takaisin yleisön joukkoon lentäneet vaatteet/rekvisiitan
  • Avustaa keikkajärjestäjää kaikissa juoksevissa asioissa etenkin keikkapäivänä
  • Huolehtii aamutakin tai muun peitteen esiintyjälle sellaisilla keikoilla, joissa bäkkäri ei ole heti lavan yhteydessä

 

Juontaja

  • Pyytää esiintyjiltä hyvissä ajoin heidän juontotekstinsä, joissa käy ilmi tiivistettynä esityksen luonne tai erityislaatuisuus. On tärkeää, että juontaja ehtii sisäistää puhuttavat asiat ajoissa ja makustella tekstiä kaikessa rauhassa ennen keikkaa
  • Valmistelee juonnon
  • On yhteydessä äänihenkilöön sekä esiintyjiin keikan alkaessa sekä mahdollisen väliajan jälkeen. Näin pidetään huoli siitä, että kaikki esiintyjät ovat varmasti ajoissa paikalla ja tietävät olla valmistautuneita, kun oma esiintymisvuoro koittaa
  • Esittelee yhdistyksen, esiintyjät ja yleisön säännöt

Säännöt yleisölle

  • Kuvaaminen on kielletty
  • Katsoa saa, mutta ei koskea
  • Yleisöön lentäneet vaatekappaleet pitää palauttaa esityksen jälkeen pickupille
  • Vaatteiden vähentyessä, muista kannustaa!

Esiintyjä

  • Toimittaa kuvauksen esityksestään etukäteen juontajalle
  • Toimittaa listan lavalta kerättävistä vaatteista sekä muista esityksessä huomioitavista asioista (esim. tuoli) sekä valmiit musiikit mp3- muodossa pick upille
    —> Ole kiltti ja kunnioita annettuja deadlineja pyydettyjen tietojen toimittamisessa, ettet kuormita vastuuhenkilöiden vastuullista tehtävää entisestään
  • Toimittaa tarvittaessa promootiokuvan ja esittelytekstin ajoissa  sovitulle henkilölle
  • Huolehtii oman numeronsa valmistelusta ja siitä että pystyy laittamaan itsensä valmiiksi ennen esitystä, sekä vastaa esityksensä loppuun asti viemisestä
  • Uuden esityksen ollessa kyseessä esiintyjä käy kaksissa viimeisissä harjoituksissa mukana näyttämässä, että esitys valmistuu (kenraalissa kaikki paikalla!)

Markkinointivastaava

  • Yhdistyksen omien keikkojen markkinoinnista huolehtiminen
  • Facebook- tapahtuman luominen ja sinne sisällön tuottaminen
  • Mainosjulisteista huolehtiminen; tarvittaessa nakittaa työn toiselle mutta huolehtii siitä että julisteet tulevat ajallaan
  • Julisteiden/flyereiden painattamisesta huolehtiminen
  • Toimii yhdessä keikkajärjestäjän kanssa
  • Huolehtii, että esiintyjät otattavat promokuvat itsestään ajoissa
  • Uusien kinkkujen promoaminen: kuvat ja esittelytekstit facebookiin

Äänimies

  • Kerää musiikit pick- upilta
  • Tekee sound checkin, jossa käydään läpi kunkin esityksen äänen tasot sekä ääni- iskut sekä juontajan mikrofonin äänen tasot
  • Tekee yhteistyötä juontajan/pick upin kanssa, jotta esitys ja mahdollinen toinen puoliaika alkaa ajallaan

Kuvaaja

  • Pääsee listalle
  • Saa tulla katsomaan kenraalia/teknistä läpimenoa, jos haluaa tietää etukäteen esiintyjien liikuista
  • Ei palkkiota
  • Valokuvaaja voi sovitusti käyttää kuvaamaansa materiaalia omissa tarkoituksissaan ja luovuttaa kuvat KCB:n vapaaseen käyttöön