Vastuualueet ja tehtävät

Puheenjohtaja

• Kokonaisuudesta huolehtiminen
  • Huolehtii, että yhdistys toteuttaa yhdistyksen perustehtävää
  • Huolehtii yhdistyksen työnjaosta ja tehtävien toteutumisesta
• Kutsuu kokouksen koolle
  • Asialistan valmistaminen kokoukseen sihteerin avustuksella
  • Johtaa puhetta hallituksen kokouksissa
  • Puheenvuorojen jakaminen kokouksissa
• Positiivisen ryhmähengen ylläpitäminen
  • Ryhmän jäsenten tsemppaaminen ja kannustaminen treeneissä, keikoilla ja muissa tilanteissa
  • Toimii luottamushenkilönä  ryhmän sisällä ja pyrkii ratkaisemaan kiistatilanteita

• Sähköpostin lukeminen ja viesteihin vastaaminen
  • Puheenjohtaja lukee yhdistyksen virallista sähköpostia kinkut@kinkycarnivalburlesque.com ja vastaa sähköpostiin tulleisiin viesteihin
  • tarvittaessa viestit välitetään oikealle henkilölle:
    • sihteeri: jäsenhakemukset
    • taloudenhoitaja: laskut, kaikki raha-asioihin ja yhdistyksen talouteen liittyvät postit
• Toimii yhdistyksen nimenkirjoittajana ja edustaa yhdistystä

Varapuheenjohtaja

• Toimii puheenjohtajan sijaisena kun puheenjohtaja on estynyt hoitamaan tehtäväänsä
• Seuraa yhdistyksen virallista sähköpostia ja kommunikoi puheenjohtajan kanssa viesteihin vastaamiseen liittyen
• Toimii jäsenvastaavana:
  • Lisää uudet jäsenet ”Kinkkujen karsinaan”, facebookin chattiin sekä Whatsappin chatteihin ”Serious business” sekä ”Off-topic”
  • Seuraa keikkaryhmän ja harrasteryhmän kokoa ja tiedottaa milloin ryhmissä on tilaa uusille jäsenille
  • Jäsenhakemusten säilyttäminen: pitää kirjaa uusista jäsenehdokkaista ja säilyttää jäsenhakemuksia. Uudet jäsenet päätetään halliteksen voimin kauden vaihtuessa.

Sihteeri

• Kokouskutsujen lähettäminen:
  • Kokouskutsu lähetetään sähköpostilla. Hallituksen kokouksiin kutsut lähetetään hallituksen jäsenille. Yhdistyksen kokouksiin kutsut lähetetään kaikille yhdistyksen jäsenille.
  • Kokouskutsussa esitellään asialista, jonka puheenjohtaja on laatinut. Sihteeri voi avustaa asialistan laatimisessa.
  • Kokouskutsu lähetetään sihteerin omasta sähköpostista, joka on sihteeri@kinkycarnivalburlesque.com
  • Kokouskutsu laitetaan myös facebookiin, Kinkkujen karsinaan.
• Pöytäkirjojen kirjoittaminen ja arkistoiminen
  • Sihteerin tehtävä on tehdä kattavat muistiinpanot kokouksessa käsiteltävistä asioista ja kirjoittaa pöytäkirja niiden pohjalta.
  • Pöytäkirjoista tulee ilmetä kaikki hallituksen tekemät päätökset, keikat ja muut tapahtumat joissa yhdistys on ollut mukana, talouteen liittyvät asiat sekä kaikki muut projektit ja yhteistyökuviot jotka liittyvät yhdistyksen toimintaan
• Vuosikertomuksen kirjoittaminen
  • Vuosikertomus kokoaa yhteen vuoden oleellisimmat asiat ja tapahtumat, kuten yhdistyksen jäsenten määrän ja keikat joilla yhdistys on ollut mukana tai järjestänyt itse. Vuosikertomus on kattava tiivistelmä joka antaa lukijalleen kokonaisvaltaisen kuvan yhdistyksen toiminnasta ja tavoitteiden saavuttamisesta edellisen vuoden aikana.
  • Vuosikertomus kirjoitetaan vuoden lopussa
• Sopimusten kirjoittaminen ja arkistoiminen
  • Sihteeri huolehtii, että jokaisesta keikasta ja yhteistyökuviosta on tehty sopimus asiakkaan kanssa.
  • Sopimus koostuu yleisistä sopimusehdoista, jotka ovat kirjattu valmiiksi sopimuspohjaan, sekä keikkakohtaisesti sovitut asiat
  • Yhteistyösopimus voi olla vapaamuotoinen kertomus siitä, mitä yhteistyökumppanin kanssa on sovittu. (Mitä tarjotaan / mitä saadaan vastineeksi)
  • Sopimuksia säilytetään sihteerin kansiossa
• Jäsenrekisterin ylläpito
  • Sihteeri pitää kirjaa yhdistyksen jäsenistä syys- ja kevätkaudella: keikkailevat jäsenet, harrastajajäsenet, tauolla olevat jäsenet, kunniajäsenet
  • Jokaisen jäsenen kohdalla on hyvä olla tiedossa myös yleisimmät yhteystiedot: Nimi, puhelinnumero, sähköposti (kotiosoite)
  • Jäsenrekisteriä säilytetään sihteerin kansiossa. Jäsentiedot eivät saa levitä yhdistyksen ulkopuolelle (tietosuojalaki).
• Asiakirjojen postittaminen ja säilyttäminen
  • Sihteeri huolehtii että yhdistyksen posti pelaa ja toimittaa tarvittavat asiakirjat postiin ajoissa
  • Asiakirjat, jotka eivät liity yhdistyksen talousasioihin, säilytetään sihteerin kansiossa
• Kokouskahvien hankkiminen
  • Sihteeri käy tarvittaessa kaupassa ennen kokousta ja hankkii kahvia/maitoa/muuta
  • Taloudenhoitaja korvaa ruokaostokset kuittia vastaan
  • Maksimisumma 25€ ellei hallitus ole toisin päättänyt
• Sähköposti
  • Sihteerin oman sähköpostin (sihteeri@kinkycarnivalburlesque.com) tarkistaminen vähintään kerran viikossa
  • sähköpostiin ohjataan sihteerille tarkoitetut materiaalit, kuten erilaiset asiakirjat sekä uusien jäsenten hakemukset

Taloudenhoitaja

• Esittelee yhdistyksen taloudellisen tilanteen joka kokouksessa
  • Paljonko on rahaa pankkitilillä / käteiskassassa
  • Mihin rahaa on mennyt
  • Mistä rahaa on saatu
  • Mitä hankintoja on tulossa
  • Paljonko rahaa on menossa esiintymispalkkioihin
• Pitää kirjaa esiintymispalkkioista
  • Ajantasalla oleva kirjanpito siitä, paljonko kullekin yhdistyksen jäsenelle on menossa esiintymispalkkioita (millä keikalla kukin jäsen on ollut mukana)
  • Keikkarekisterin ylläpito (rekisteristä ilmenee kiistatilanteissa että kenen vuoro mennä keikalle/pick upiksi)
• Kirjanpito
  • Kerää kuitit kaikista yhdistyksen ostoista taloudenhoitajan kansioon
  • Kerää yhdistykselle tulleet laskut taloudenhoitajan kansioon
  • Tulostaa yhdistyksen lähettämät laskut taloudenhoitajan kansioon
• Rahaliikenteen hallinnointi
  • Hallituksen päättämien hankintojen tekeminen
  • Korvausten maksaminen yhdistyksen jäsenelle kuittia vastaan (esimerkiksi kokouskahvit, tissiliimat, keikkakoristeet)
  • Jäsenmaksu-laskujen lähettäminen ja seuraaminen, että laskuihin saapuu maksut
  • Yhdistykselle tulevien laskujen maksaminen
  • Maksumuistutusten ja muistutusmaksujen lähettäminen laskun erääntyessä
  • Keikkalaskujen lähettäminen keikkasopimuksen tietojen perusteella
  • Mahdollisten muiden laskujen lähettäminen/maksaminen (salivuorot, nettisivut, gramex, jne)
• Asiakirjat
  • Tilinpäätös ja tase
  • talousarvio seuraavalle vuodelle
• Budjetin laatiminen
  • Taloudenhoitaja seuraa yhdistyksen rahatilannetta ja sanelee viimekädessä, mihin yhdistyksellä on varaa
  • Esimerkiksi keikkakaronkkaan tai muihin yhdistyksen maksamiin tilaisuuksiin/tapahtumiin budjetin laatiminen (paljonko saadaan käyttää rahaa)
  • Taloudenhoitaja saa tehdä oman harkintansa mukaan yhdistykselle hankintoja ilman hallituksen päätöstä, kun kertaostoksen summa on alle 25€
  • Luodun budjetin seuraaminen ja toteutuminen
• Sähköposti
  • Lukee taloudenhoitajan omaa sähköpostia taloudenhoitaja@kinkycarnivalburlesque.com vähintään kerran viikossa

 Somevastaava

• somevastaavan ei tarvitse olla hallituksen jäsen
• Facebookin päivittäminen
  • Tapahtumien luominen ja päivittäminen
• Instagramin päivittäminen

Verkkokinkku

• Verkkokinkun ei tarvitse olla hallituksen jäsen
• Vastaa verkkosivujen päivittämisestä
  • blogi
  • ajankohtaiset tapahtumat
  • aktiiviset jäsenet
  • jne