Ryhmän jäsenten tsemppaaminen ja kannustaminen treeneissä, keikoilla ja muissa tilanteissa
Toimii luottamushenkilönä ryhmän sisällä ja pyrkii ratkaisemaan kiistatilanteita
Sähköpostin lukeminen ja viesteihin vastaaminen
Puheenjohtaja lukee yhdistyksen virallista sähköpostia kinkut@kinkycarnivalburlesque.com ja vastaa sähköpostiin tulleisiin viesteihin
tarvittaessa viestit välitetään oikealle henkilölle:
sihteeri: jäsenhakemukset
taloudenhoitaja: laskut, kaikki raha-asioihin ja yhdistyksen talouteen liittyvät postit
Toimii yhdistyksen nimenkirjoittajana ja edustaa yhdistystä
Varapuheenjohtaja
Toimii puheenjohtajan sijaisena kun puheenjohtaja on estynyt hoitamaan tehtäväänsä
Toimii jäsenvastaavana:
Lisää uudet jäsenet ”Kinkkujen karsinaan”, facebookin chattiin sekä Whatsappin chatteihin ”Serious business” sekä ”Off-topic”
Seuraa keikkaryhmän ja harrasteryhmän kokoa ja tiedottaa milloin ryhmissä on tilaa uusille jäsenille
Jäsenhakemusten säilyttäminen: pitää kirjaa uusista jäsenehdokkaista ja säilyttää jäsenhakemuksia. Uudet jäsenet päätetään halliteksen voimin kauden vaihtuessa.
Sihteeri
Kokouskutsujen lähettäminen:
Kokouskutsu lähetetään sähköpostilla. Hallituksen kokouksiin kutsut lähetetään hallituksen jäsenille. Yhdistyksen kokouksiin kutsut lähetetään kaikille yhdistyksen jäsenille.
Kokouskutsussa esitellään asialista, jonka puheenjohtaja on laatinut. Sihteeri voi avustaa asialistan laatimisessa.
Kokouskutsu lähetetään sihteerin omasta sähköpostista, joka on sihteeri@kinkycarnivalburlesque.com
Kokouskutsu laitetaan myös facebookiin, Kinkkujen karsinaan.
Pöytäkirjojen kirjoittaminen ja arkistoiminen
Sihteerin tehtävä on tehdä kattavat muistiinpanot kokouksessa käsiteltävistä asioista ja kirjoittaa pöytäkirja niiden pohjalta.
Pöytäkirjoista tulee ilmetä kaikki hallituksen tekemät päätökset, keikat ja muut tapahtumat joissa yhdistys on ollut mukana, talouteen liittyvät asiat sekä kaikki muut projektit ja yhteistyökuviot jotka liittyvät yhdistyksen toimintaan
Vuosikertomuksen kirjoittaminen
Vuosikertomus kokoaa yhteen vuoden oleellisimmat asiat ja tapahtumat, kuten yhdistyksen jäsenten määrän ja keikat joilla yhdistys on ollut mukana tai järjestänyt itse. Vuosikertomus on kattava tiivistelmä joka antaa lukijalleen kokonaisvaltaisen kuvan yhdistyksen toiminnasta ja tavoitteiden saavuttamisesta edellisen vuoden aikana.
Vuosikertomus kirjoitetaan vuoden lopussa
Sopimusten kirjoittaminen ja arkistoiminen
Sihteeri huolehtii, että jokaisesta keikasta ja yhteistyökuviosta on tehty sopimus asiakkaan kanssa.
Sopimus koostuu yleisistä sopimusehdoista, jotka ovat kirjattu valmiiksi sopimuspohjaan, sekä keikkakohtaisesti sovitut asiat
Yhteistyösopimus voi olla vapaamuotoinen kertomus siitä, mitä yhteistyökumppanin kanssa on sovittu. (Mitä tarjotaan / mitä saadaan vastineeksi)
Sopimuksia säilytetään sihteerin kansiossa
Jäsenrekisterin ylläpito
Sihteeri pitää kirjaa yhdistyksen jäsenistä syys- ja kevätkaudella: keikkailevat jäsenet, harrastajajäsenet, tauolla olevat jäsenet, kunniajäsenet
Jokaisen jäsenen kohdalla on hyvä olla tiedossa myös yleisimmät yhteystiedot: Nimi, puhelinnumero, sähköposti (kotiosoite)
Jäsenrekisteriä säilytetään sihteerin kansiossa. Jäsentiedot eivät saa levitä yhdistyksen ulkopuolelle (tietosuojalaki).
Asiakirjojen postittaminen ja säilyttäminen
Sihteeri huolehtii että yhdistyksen posti pelaa ja toimittaa tarvittavat asiakirjat postiin ajoissa
Asiakirjat, jotka eivät liity yhdistyksen talousasioihin, säilytetään sihteerin kansiossa
Kokouskahvien hankkiminen
Sihteeri käy tarvittaessa kaupassa ennen kokousta ja hankkii kahvia/maitoa/muuta
Taloudenhoitaja korvaa ruokaostokset kuittia vastaan
Maksimisumma 25€ ellei hallitus ole toisin päättänyt
Sähköposti
Sihteerin oman sähköpostin (sihteeri@kinkycarnivalburlesque.com) tarkistaminen vähintään kerran viikossa
sähköpostiin ohjataan sihteerille tarkoitetut materiaalit, kuten erilaiset asiakirjat sekä uusien jäsenten hakemukset
Taloudenhoitaja
Esittelee yhdistyksen taloudellisen tilanteen joka kokouksessa
Paljonko on rahaa pankkitilillä / käteiskassassa
Mihin rahaa on mennyt
Mistä rahaa on saatu
Mitä hankintoja on tulossa
Paljonko rahaa on menossa esiintymispalkkioihin
Pitää kirjaa esiintymispalkkioista
Ajantasalla oleva kirjanpito siitä, paljonko kullekin yhdistyksen jäsenelle on menossa esiintymispalkkioita (millä keikalla kukin jäsen on ollut mukana)
Keikkarekisterin ylläpito (rekisteristä ilmenee kiistatilanteissa että kenen vuoro mennä keikalle/pick upiksi)
Kirjanpito
Kerää kuitit kaikista yhdistyksen ostoista taloudenhoitajan kansioon
Kerää yhdistykselle tulleet laskut taloudenhoitajan kansioon
Tulostaa yhdistyksen lähettämät laskut taloudenhoitajan kansioon
Rahaliikenteen hallinnointi
Hallituksen päättämien hankintojen tekeminen
Korvausten maksaminen yhdistyksen jäsenelle kuittia vastaan (esimerkiksi kokouskahvit, tissiliimat, keikkakoristeet)
Jäsenmaksu-laskujen lähettäminen ja seuraaminen, että laskuihin saapuu maksut
Yhdistykselle tulevien laskujen maksaminen
Maksumuistutusten ja muistutusmaksujen lähettäminen laskun erääntyessä
Keikkalaskujen lähettäminen keikkasopimuksen tietojen perusteella
Mahdollisten muiden laskujen lähettäminen/maksaminen (salivuorot, nettisivut, gramex, jne)
Asiakirjat
Tilinpäätös ja tase
talousarvio seuraavalle vuodelle
Budjetin laatiminen
Taloudenhoitaja seuraa yhdistyksen rahatilannetta ja sanelee viimekädessä, mihin yhdistyksellä on varaa
Esimerkiksi keikkakaronkkaan tai muihin yhdistyksen maksamiin tilaisuuksiin/tapahtumiin budjetin laatiminen (paljonko saadaan käyttää rahaa)
Taloudenhoitaja saa tehdä oman harkintansa mukaan yhdistykselle hankintoja ilman hallituksen päätöstä, kun kertaostoksen summa on alle 25€
Luodun budjetin seuraaminen ja toteutuminen
Sähköposti
Lukee taloudenhoitajan omaa sähköpostia taloudenhoitaja@kinkycarnivalburlesque.com vähintään kerran viikossa
